Ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt cho người lao động

Về tính hợp lệ của việc Giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật được ủy quyền từ Công ty để thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt

1. Về tư cách người lao động của Giám đốc/người đại diện theo pháp luật

Hiện nay, không có quy định pháp luật nào cấm Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật đồng thời là người lao động của doanh nghiệp. Việc một cá nhân vừa đảm nhiệm vai trò điều hành, vừa ký kết hợp đồng lao động và làm việc cho công ty là hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng điều kiện luật định.
Căn cứ Điều 3 Bộ luật Lao động 2019:

“1. Người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.

2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.”
Theo đó, mọi cá nhân đủ từ 15 tuổi trở lên, nếu làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự điều hành, quản lý thì đều được xác định là người lao động – bao gồm cả Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật.
________________________________________

2. Về điều kiện được khấu trừ thuế GTGT trong trường hợp thanh toán thay

Theo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trường hợp cơ sở kinh doanh ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó công ty hoàn trả lại bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tuy nhiên, điều kiện bắt buộc là:
• Việc ủy quyền phải được thực hiện cho người lao động của công ty;
• Và nội dung ủy quyền này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

=> Như vậy, giấy ủy quyền đơn lẻ không có giá trị pháp lý đầy đủ nếu không gắn với hệ thống quy chế nội bộ hợp lệ.
________________________________________

3. Về tính hợp lệ của việc tự ủy quyền cho chính mình

Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện là việc một người nhân danh người khác để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Do đó, một cá nhân không thể đồng thời là người ủy quyền và người được ủy quyền trong cùng một giao dịch.

=> Việc Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật tự lập giấy ủy quyền cho chính mình là vô hiệu về mặt hình thức và nội dung, đồng thời tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu phát sinh tranh chấp hoặc bị cơ quan thuế kiểm tra.
________________________________________

4. Giải pháp đúng pháp luật để xử lý tình huống

Trường hợp 1: Người được ủy quyền là người lao động thông thường (không phải Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật)

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động (ví dụ: kế toán, nhân viên…) thực hiện thanh toán thay bằng hình thức không dùng tiền mặt, sau đó công ty hoàn trả lại bằng chuyển khoản, thì:

• Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giao dịch được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
• Điều kiện: Nội dung ủy quyền phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty.

✅ Khi đó, giấy ủy quyền hợp lệ + quy chế nội bộ phù hợp là đủ căn cứ pháp lý.
________________________________________

Trường hợp 2: Người được ủy quyền là Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật

Trường hợp này cần lưu ý đặc biệt vì có thể phát sinh xung đột lợi ích và rủi ro về tính hợp lệ:

• Một người không thể tự ủy quyền cho chính mình, nên giấy ủy quyền do Giám đốc/ĐDPL ký cho chính mình là vô hiệu;
• Đây là giao dịch có liên quan đến quyền và lợi ích cá nhân của người đại diện, do đó phải áp dụng Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020.

✅ Giải pháp đúng quy định pháp luật:

1. Ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, quy định rõ việc người lao động (bao gồm cả Giám đốc/ĐDPL có hợp đồng lao động) được phép thanh toán thay bằng hình thức không dùng tiền mặt;

2. Thông qua Nghị quyết của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty, chấp thuận việc thanh toán/hoàn ứng liên quan đến Giám đốc/ĐDPL.
Nghị quyết phải được thông qua với tỷ lệ biểu quyết tối thiểu 65% thành viên dự họp tán thành, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

➡️ Đây là điều kiện bắt buộc để giao dịch được coi là hợp pháp, và đủ căn cứ để bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh kiểm tra, thanh tra hoặc tranh chấp.
________________________________________

🔍 Kết luận

Việc xử lý các giao dịch liên quan đến pháp lý, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính, thuế và ủy quyền, không thể đơn giản chỉ dựa vào một văn bản pháp luật duy nhất hoặc áp dụng máy móc theo các mẫu giấy ủy quyền chung chung như nhiều người vẫn truyền miệng.

Những cách làm thiếu căn cứ pháp lý vững chắc, không gắn với hệ thống quy chế nội bộ đầy đủ và không đánh giá tổng thể các quy định pháp luật liên quan, sẽ khó có cơ sở để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp thực tế, hoặc khi bị cơ quan Nhà nước thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

Chỉ khi hiểu đúng – áp dụng đúng – và chuẩn bị đúng quy trình, hồ sơ, tài liệu, thì doanh nghiệp mới có thể đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và an toàn pháp lý cho các hoạt động kinh doanh của mình.

✅ Hiểu luật đúng – Làm đúng luật – Hướng dẫn nhau tuân thủ đúng pháp luật là nguyên tắc hành nghề chuyên nghiệp và thể hiện đạo đức nghề nghiệp.